E-Mail-Archivierung ist gesetzliche Pflicht, wir bieten einfache Lösungen!

Sponsoring für Vereine und gemeinnützige Organisationen

Was viele Unternehmer bisher nicht berücksichtigen oder schlicht nicht wissen – die Archivierung von geschäftlichen E-Mails ist Pflicht! Bisher hat der Gesetzgeber in Form des Finanzamtes jedoch ein Auge zugedrückt und nur bei steuerrechtlichen Ermittlungen nachgefragt, durch die DSGVO hat sich das aber teilweise geändert.

Hätten Sie es gewusst? Jedes Unternehmen, egal ob mit nur 1 oder 1000 Mitarbeitern, ist gesetzlich dazu verpflichtet jede E-Mail für mindestens 6 Jahre zu archivieren. Ausgenommen davon sind lediglich Freiberufler und Kleinstunternehmer.

Mit diesem Sachverhalt sichern sich die Steuerbehörden gegen eine Verschleierung bei strafrechtliche Untersuchungen in Unternehmen ab. Doch nicht nur bei Steuerhinterziehung kann die öffentliche Hand auf die Kommunikation zugreifen, das gilt selbstverständlich ebenso bei Betrugsdelikten oder arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen.

Wie ist das für Mitarbeiter beim Home Office?

Wenn E-Mails privat versendet werden kann jeder User selbst entscheiden, wie er damit umgeht. Er kann seine E-Mails archivieren oder sie einfach löschen.

Wenn E-Mails über eine beruflich bzw. gewerblich genutzte E-Mailadresse reinkommen oder verschickt werden, müssen diese gespeichert bleiben. Dabei ist es unerheblich, ob die E-Mail von jemandem extern an Sie geschickt wurde, oder ob Sie eine E-Mail selbst versendet haben. Der komplette Posteingang und Postausgang ist zu archivieren.

Wenn daher geschäftliche E-Mails im Home Office verarbeitet werden, besteht natürlich hier ebenfalls eine Pflicht zur Speicherung.

Wie lange müssen E-Mails gespeichert werden?

Der Gesetzgeber ist bei der Benennung der Frist sehr deutlich und unterscheidet 2 Zeiträume. E-Mails müssen grundsätzlich mindestens 6 Jahre aufbewahrt werden. Haben Sie beispielsweise eine E-Mail in 2017 erhalten, so ist diese bis 2023 zu archivieren.

Der zweite Zeitraum beträgt 10 Jahre und bezieht sich auf alle E-Mails, die Rechnungen, Belege, Abschlüsse, wirtschaftliche Lageberichte, Bilanzen oder weitere Organisationsunterlagen enthalten. Für diese E-Mails gilt der gleiche Zeitraum, wie für die schweren Aktenordner der Buchhaltung.

Da eine Unterscheidung relativ schwierig ist und quasi nur durch eine zusätzliche manuelle Kategorisierung erfolgen kann, empfehlen wir Ihnen einfach alle E-Mails für 10 Jahre zu speichern.

E-Mail-Archivierung und DSGVO

Ja, die E-Mail-Archivierung ist ein Zahnrad im Sinne der neuen DSGVO. Denn sie bietet im Rahmen des Data Governance eine ordnungsgemäße Grundlage für die Verwaltung und Dokumentation von personenbezogenen Daten.

Schreibt ein Kunde jedoch eine E-Mail an das Unternehmen und äußert anschließend den Wunsch auf Löschung, weil er sich auf das neue Recht auf Datenlöschung beruft, so ist dies nur möglich, wenn die Speicherung der E-Mail nicht gegen anderes geltendes Recht verstößt. Das ist bei einer Kommunikation auf der Grundlage einer Geschäftsbeziehung der Fall, die E-Mail muss also erhalten bleiben.

VegaSystems Hosted Mailarchive – Wir bieten Ihnen DSGVO-sichere E-Mailarchivierung!

Mit unserem VegaSystems Hosted Mailarchive können Sie ganz entspannt auf die Datenschutzgrundverordnung blicken. In Sachen E-Mail-Management sichern wir die Auskunftsfähigkeit, das Recht auf Vergessenwerden, den Schutz der Daten vor Diebstahl und Einsichtnahme sowie eine lückenlose Nachvollziehbarkeit und Belegbarkeit.

Bei VegaSystems bekommen Sie E-Mailarchivierung as a Service. Wir managen Ihre Speicherung zuverlässig und günstig. Ab nur 3,99 € im Monat bekommen Sie eine rechtssichere Speicherung Ihres geschäftlichen E-Mailverkehrs.

Technische Voraussetzung ist, dass Sie bereits ein Hosted Exchange-Kunde bei uns sind bzw. werden möchten. Professionelle Hosted Exchange Tarife bieten wir bereits ab 4,19 €/Monat an.

Fragen Sie noch heute bei uns an und erkundigen Sie sich nach Ihrer individuellen Lösung. Wir beraten Sie gerne!

Vielen Dank! Wir freuen uns sehr über Ihren Kommentar!

Diese Website verwendet Akismet, um Spam zu reduzieren. Erfahre mehr darüber, wie deine Kommentardaten verarbeitet werden.