Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung VegaSystems

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):

VegaSystems GmbH & Co. KG 

Halberstädter Str. 99 

33106 Paderborn, Deutschland 

Die VegaSystems GmbH & Co. KG wird vertreten durch die persönlich haftende Gesellschafterin, die VegaSystems Verwaltungs-GmbH, Sitz Paderborn, Amtsgericht Paderborn HRB 9884, diese vertreten durch ihre Geschäftsführer Tobias Altemeier und Sascha Fleiss.

Telefon: +49 5251 14854-0 

E-Mail: info@vegasystems.de

Datenschutzbeauftragter:

Floß GmbH, Sebastian von der Au, Hopfengarten 10, 33775 Versmold

E-Mail: privacy@vegasystems.de

Zuständige Aufsichtsbehörde:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de

Stand: 12.10.2026

2. Allgemeine Informationen zur Datenverarbeitung

2.1 Geltungsbereich. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten auf unserer Website www.vegasystems.de einschließlich ihrer Unterseiten sowie im Zusammenhang mit unseren Online-Diensten. Für die Verarbeitung von Daten im Rahmen unserer Kundenverträge (z. B. Colocation, Cloud, Hosting) gelten ergänzend die jeweiligen Verträge, insbesondere Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

2.2 Begriffe. Die verwendeten Begriffe wie „personenbezogene Daten“ oder „Verarbeitung“ entsprechen den Definitionen in Art. 4 DSGVO.

2.3 Rechtsgrundlagen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Einwilligung: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; beim Speichern von oder Zugriff auf Informationen in Ihrem Endgerät zusätzlich § 25 Abs. 1 TDDDG
• Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
• Rechtliche Verpflichtung: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
• Berechtigte Interessen: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das jeweilige Interesse benennen wir bei der einzelnen Verarbeitung
• Unbedingt erforderliche Speicherung/Zugriffe auf Ihrem Endgerät: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG

2.4 Speicherdauer. Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Konkrete Fristen nennen wir bei den einzelnen Verarbeitungen und in Abschnitt 11.

2.5 Empfänger. Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, wenn eine Rechtsgrundlage dies erlaubt. Empfänger können insbesondere IT- und Kommunikationsdienstleister, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer sowie Behörden im Rahmen gesetzlicher Pflichten sein. Dienstleister, die in unserem Auftrag Daten verarbeiten, verpflichten wir nach Art. 28 DSGVO vertraglich.

2.6 Übermittlung in Drittländer. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR erfolgt nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind – etwa auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission (für die USA: EU-US Data Privacy Framework, sofern der Empfänger zertifiziert ist) oder von EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Welche Grundlage im Einzelfall gilt, nennen wir beim jeweiligen Dienst.

2.7 Pflicht zur Bereitstellung. Die Bereitstellung Ihrer Daten ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Ohne bestimmte Angaben können wir jedoch keinen Vertrag schließen bzw. Ihre Anfrage nicht bearbeiten; darauf weisen wir bei der Erhebung hin.

2.8 Automatisierte Entscheidungen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

2.9 Datensicherheit. Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO entsprechend dem Stand der Technik; unser Informationssicherheits-Managementsystem ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert. Die Übertragung zwischen Ihrem Browser und unserem Server erfolgt TLS-verschlüsselt.

3. Bereitstellung der Website und Server-Logfiles

3.1 Hosting. Unsere Website wird auf eigenen Servern in unserem Rechenzentrum in Paderborn betrieben. Eine Übermittlung an externe Hosting-Dienstleister findet nicht statt.

3.2 Logfiles. Beim Aufruf unserer Website verarbeiten wir automatisch: aufgerufene Seite bzw. Datei, Datum und Uhrzeit, übertragene Datenmenge, HTTP-Statuscode, Browsertyp und -version, Betriebssystem, Referrer-URL und IP-Adresse.

3.3 Zweck und Rechtsgrundlage. Die Verarbeitung dient der Auslieferung der Website sowie der Sicherheit unserer Systeme, insbesondere der Erkennung und Abwehr von Angriffen und Missbrauch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und stabilen Betrieb der Website.

3.4 Speicherdauer. Logfiles werden nach spätestens 7 Tagen gelöscht. Daten, die zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls benötigt werden, bewahren wir bis zu dessen Abschluss auf.

4. Cookies und Einwilligungsverwaltung

4.1 Allgemeines. Cookies und ähnliche Technologien speichern Informationen auf Ihrem Endgerät oder lesen sie aus. Technisch notwendige Cookies setzen wir auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Alle übrigen Cookies und Tracking-Technologien setzen wir nur mit Ihrer Einwilligung ein (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

4.2 Einwilligungs-Tool. Zur Verwaltung Ihrer Einwilligungen nutzen wir die TYPO3-Erweiterung „mindshape Cookie Consent“, die auf unserem eigenen Server läuft. Gespeichert wird im Cookie „cookie_consent“ Ihre Auswahl für 12 Monate. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. Art. 7 Abs. 1 DSGVO (Nachweispflicht) sowie § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

4.3 Übersicht. Welche Cookies wir im Einzelnen einsetzen, sehen Sie in den Cookie-Einstellungen unter „Details anzeigen“.

4.4 Widerruf. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über den Button “Cookie-Einstellungen ändern” im Footer widerrufen oder ändern. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Cookie-Einstellungen ändern

5. Reichweitenanalyse mit Matomo

5.1 Umfang. Mit Ihrer Einwilligung nutzen wir Matomo, eine Open-Source-Software zur statistischen Auswertung der Websitenutzung. Matomo läuft ausschließlich auf unseren eigenen Servern (piwik.vegasystems.de); die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben.

5.2 Verarbeitete Daten. Gekürzte IP-Adresse (die letzten zwei Bytes werden vor der Speicherung entfernt), aufgerufene Seiten, Verweildauer, Referrer, Browser, Betriebssystem, Bildschirmauflösung sowie Zeitpunkt des Zugriffs. Aus diesen Daten können pseudonyme Nutzungsprofile entstehen; eine Zusammenführung mit Daten zu Ihrer Person findet nicht statt.

5.3 Cookies. Matomo setzt Cookies mit einer Laufzeit von bis zu 13 Monaten.

5.4 Rechtsgrundlage. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG. Ohne Einwilligung findet keine Erfassung statt. 

6. Weitere Dienste Dritter 

Es sind aktuell keine weiteren Dienste eingebunden.

7. Kontaktaufnahme, Kundenportal und Vertragsabwicklung

7.1 Kontaktaufnahme. Wenn Sie uns per Kontaktformular, E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (z. B. Name, Firma, Kontaktdaten, Inhalt der Anfrage) zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf einen Vertrag abzielt, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse an der Beantwortung von Anfragen). Wir löschen die Daten, wenn die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine Aufbewahrungspflichten bestehen.

7.2 Vertragsabwicklung. Zur Erfüllung unserer Verträge verarbeiten wir Stammdaten (z. B. Firma, Ansprechpartner, Anschrift, Kontaktdaten), Vertragsdaten (z. B. gebuchte Leistungen, Laufzeiten) und Zahlungsdaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie, für steuer- und handelsrechtliche Pflichten, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

7.3 Kundenportal. Für die Nutzung unseres Kundenportals (Login) verarbeiten wir Ihre Zugangsdaten und die im Portal hinterlegten Vertragsdaten. Zur Absicherung gegen Missbrauch protokollieren wir Anmeldungen mit IP-Adresse und Zeitpunkt für 14 Tage; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz Ihres Kontos und unserer Systeme). Nach Vertragsende wird das Konto gelöscht, soweit keine Aufbewahrungspflichten bestehen.

7.4 Statusseite. Unter vegasystems-status.de informieren wir über Störungen. Für diese Domain gelten die gleichen Bedingungen, wie unter Punkt 3.

8. Newsletter 

8.1 Anmeldung. Unseren Newsletter mit Informationen zu Produkten, Angeboten und unserem Unternehmen versenden wir nur mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Pflichtangabe ist Ihre E-Mail-Adresse; Ihr Name ist freiwillig und dient der persönlichen Ansprache.

8.2 Double-Opt-in und Protokollierung. Nach der Anmeldung erhalten Sie eine E-Mail zur Bestätigung. Wir protokollieren Anmelde- und Bestätigungszeitpunkt sowie die IP-Adresse, um die Einwilligung nachweisen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. c i. V. m. Art. 7 Abs. 1 DSGVO).

8.3 Versanddienstleister. Den Versand führen wir selbst über eigene Systeme durch; ein externer Versanddienstleister wird nicht eingesetzt.

8.4 Erfolgsmessung. Es erfolgt kein personalisiertes Tracking.  

8.5 Abmeldung. Sie können den Newsletter jederzeit über den Link in jeder Ausgabe oder per E-Mail an info@vegasystems.de abbestellen. Danach löschen wir Ihre Daten; Ihre E-Mail-Adresse und den Nachweis der früheren Einwilligung bewahren wir bis zu drei Jahre auf, um die rechtmäßige Durchführung nachweisen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

9. Bewerbungen

9.1 Verarbeitung. Wenn Sie sich bei uns per E-Mail bewerben, verarbeiten wir Ihre Bewerbungsunterlagen und Kontaktdaten zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses); soweit Sie freiwillig besondere Kategorien von Daten angeben, zusätzlich Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO.

9.2 Zugriff. Zugriff haben nur die am Auswahlverfahren beteiligten Personen. 

9.3 Speicherdauer. Kommt kein Arbeitsverhältnis zustande, löschen wir Ihre Unterlagen sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens, um uns gegen Ansprüche nach dem AGG verteidigen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Eine längere Speicherung für künftige Stellen erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung.

10. Social-Media-Präsenzen

10.1 Links. Auf unserer Website verlinken wir auf unsere Profile bei Facebook, Instagram, LinkedIn und Xing. Es handelt sich um einfache Links; beim Aufruf unserer Website werden keine Daten an diese Netzwerke übermittelt. Erst wenn Sie einen Link anklicken, gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters.

10.2 Unsere Profile. Wenn Sie unsere Profile besuchen, verarbeiten die Betreiber Ihre Daten auch für eigene Zwecke. Wir sind für bestimmte Verarbeitungen gemeinsam mit dem jeweiligen Anbieter verantwortlich (Art. 26 DSGVO), insbesondere für die Seiten-Statistiken (Insights). Rechtsgrundlage unserer Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse an Unternehmenskommunikation). Betroffenenrechte können Sie am wirksamsten direkt beim Anbieter geltend machen.

Bei Meta und LinkedIn ist eine Übermittlung in die USA möglich; sie erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework.

11. Aufbewahrung und Löschung

Wir löschen personenbezogene Daten, sobald sie für ihren Zweck nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Unterliegen Daten einer Aufbewahrungspflicht, schränken wir ihre Verarbeitung ein und löschen sie nach Fristablauf.

Die Fristen beginnen mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist. 

12. Domainregistrierung (Produkt)

Für die Registrierung und Verwaltung von Domains übermitteln wir die Daten des Domaininhabers und der Kontaktpersonen (Name, Anschrift, Kontaktdaten, bei einzelnen Endungen auch Ausweis- oder Steuernummern) an unseren Registrar InterNetX GmbH und an die zuständige Vergabestelle (Registry), z. B. DENIC eG für .de. Die Registry verarbeitet die Daten in eigener Verantwortung und kann sie nach ihren Vorgaben im WHOIS veröffentlichen. Bei Endungen mit Registry außerhalb der EU (z. B. .cn) erfolgt die Übermittlung in ein Drittland zur Erfüllung des Registrierungsvertrags (Art. 49 Abs. 1 lit. b DSGVO). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

13. Ihre Rechte

13.1 Betroffenenrechte. Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an privacy@vegasystems.de oder an die oben genannte Anschrift.

13.2 Beschwerderecht. Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere bei der für uns zuständigen LDI NRW (siehe Abschnitt 1).

13.3 WIDERSPRUCHSRECHT NACH ART. 21 DSGVO

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen) erfolgt. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Werden Ihre Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen; dies gilt auch für ein damit verbundenes Profiling. Nach einem Widerspruch verarbeiten wir Ihre Daten nicht mehr für Zwecke der Direktwerbung.

Der Widerspruch ist formfrei möglich, z. B. per E-Mail an privacy@vegasystems.de.

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Datenverarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung; das Datum der letzten Änderung finden Sie oben unter „Stand“.